Guia Básico de Contabilidade para Iniciantes

O que é contabilidade?

A contabilidade pode ser definida como uma ciência que estuda a situação e as variações (qualitativas e quantitativas) ocorridas no conjunto de bens, direitos e obrigações de qualquer entidade (pessoa física ou jurídica).

Todas as movimentações relativas a dinheiro e valores realizadas dentro de uma organização são registradas pela contabilidade, que resume os fatos em forma de balanços, demonstrativos e relatórios. Por meio desses dados são apresentados os resultados alcançados pela empresa, fornecendo uma ampla quantidade de informações úteis para as tomadas de decisões em seu comando, tanto dentro quanto fora da entidade.

Ou seja, é por meio do trabalho da contabilidade que o dono do patrimônio consegue controlar e planejar o futuro de seu negócio, certificando-se de que a empresa está de acordo com suas metas e decidindo qual providência tomar para atingir seus objetivos com mais eficiência.

O que é patrimônio?

Patrimônio é como é conhecido o conjunto total de bens, direitos e obrigações ligados a uma pessoa física ou jurídica, abrangendo ao mesmo tempo tudo aquilo que se tem – bens e direitos – , e tudo aquilo que se deve – obrigações. Analisar a situação e as variações no patrimônio, bem como todos seus efeitos, é objeto de estudo principal da contabilidade.

Do ponto de vista da contabilidade, apenas são considerados direitos e obrigações que podem ser avaliados em algum valor mensurável, ou seja, que podem ser convertidos de alguma forma em moeda.

Os bens e direitos representam a parte positiva do patrimônio, que é chamada de ATIVO.

Já as obrigações constituem o lado negativo do patrimônio, denominado de PASSIVO.

Bens: tudo aquilo que possui valor econômico e que pode ser convertido em dinheiro, sendo utilizado dentro da entidade para desempenhar alguma função que vá ao encontro do objetivo principal de seu proprietário.

Direitos: são os recursos que a entidade tem direito a receber, mas ainda não estão sob posse da empresa. Todos são direitos que gerarão fluxo de capital dentro do patrimônio da empresa em um período futuro.

Obrigações: são os valores e dívidas a serem pagos para terceiros e fazem parte do passivo. Em uma negociação a prazo, por exemplo, a empresa passa a ter uma obrigação com o fornecedor, representada por uma conta a pagar equivalente ao valor da aquisição.

Explicando o balanço patrimonial

O balanço patrimonial é o resultado do levantamento de tudo que a empresa tem (dinheiro em caixa, contas a receber, imóveis, entre outros) e de tudo que a empresa deve (contas e obrigações a pagar), para descobrir, no final, qual é as posição da empresa naquele momento, patrimonialmente falando.

Por meio dele é possível saber qual é a situação contábil, financeira e econômica da entidade em um determinado momento, funcionando como se fosse um retrato da empresa durante um período específico. Por essa natureza, o balanço patrimonial é classificado como sendo uma demonstração contábil estática.

Como fazer um balanço patrimonial?

Demonstrar um balanço patrimonial nada mais é do que listar todos os valores investidos e pertencentes por direito à empresa (ativos) de um lado e colocar todos os débitos e dívidas contraídas pela entidade (passivos) de outro.

Porém, é importante primeiro saber as competências e características dos elementos que serão analisados. São eles:

1. Ativos

Os ativos são divididos em duas categorias: ativos circulantes e ativos não circulantes. Essa divisão é baseada na “liquidez” de cada item: quanto mais fácil for sua circulação e conversão em dinheiro, mas líquido o ativo será.

Com isso, podemos dizer que estão entre os ativos circulantes o dinheiro disponível em caixa, depósitos em conta corrente, duplicatas e contas a receber de clientes, promissórias, cheques, impostos a recuperar, investimentos de curto prazo, estoques, entre outros.

Já entre os ativos não circulantes, estão aqueles realizáveis em longo prazo (dívidas parceladas a receber e crédito junto a sócios, por exemplo), investimentos (participações, cotas, ações e outros investimentos de longo prazo), móveis e imóveis (terrenos, automóveis, prédios, equipamentos e tudo que componha a estrutura física da empresa) e os ativos intangíveis (marcas, patentes, processos, pontos de venda, pesquisas e afins).

2. Passivos

Para classificar os passivos da empresa também é utilizado o critério de liquidez, semelhante ao que acontece com os ativos. A divisão entre itens circulantes e não circulantes continua.

O primeiro inclui todas as dívidas e obrigações a serem pagas pela empresa a credores em um prazo igual ou menor do que um ano. Por isso, estão no passivo circulante os empréstimos de curto prazo, as contas a pagar a fornecedores, obrigações, financiamentos, salários de funcionários, sendo todos com prazo inferior a um ano.

Já na categoria de passivos não circulantes entram os valores em financiamentos de longo prazo, dívidas com fornecedores, empréstimos, contingências trabalhistas e todo tipo de pagamento de débitos planejado para ser feito em um prazo maior do que um ano.

3. Patrimônio líquido

Ao final, o resultado mostrará o patrimônio líquido, que será capital social da empresa e todas suas reservas, já estando abatidos os prejuízos acumulados e as ações pertencentes à tesouraria. O patrimônio líquido é composto pelo capital próprio dos sócios investido inicialmente na empresa, bem como quaisquer lucros reinvestidos no negócio, e representa o valor patrimonial real da empresa.

Calculando os valores do balanço patrimonial e já tendo em mãos os valores dos ativos e passivos, é fácil chegar ao patrimônio líquido, simplesmente subtraindo o segundo dos primeiros. Ou seja:

Ativo – Passivo = Patrimônio líquido

ou

Ativo = (Passivo + Patrimônio líquido)

Apurando lucros e prejuízos pelo Demonstrativo de Resultados

A Demonstração do Resultado do Exercício, ou DRE, é uma peça contábil que tem por objetivo detalhar a formação do resultado de um exercício (lucro ou prejuízo), por meio da comparação das receitas com os custos e despesas de uma empresa.

Esse tipo de visão financeira oferecida pela DRE ajuda os gestores a terem uma opinião mais realista sobre quais decisões devem ser tomadas, levando-os a fazer provisões mais sensatas e mostrando, por exemplo, se existe viabilidade econômica para determinados investimentos.

Ela analisa o período estabelecido como exercício financeiro, definido como o tempo decorrido entre janeiro a dezembro de um ano (12 meses). Entretanto, a DRE também pode ser elaborada mensalmente para fins de controle interno, e de três em três meses para fins de controle fiscal.

Como fazer uma DRE?

O processo de definição de uma DRE, assim como a ordem das informações que precisam constar em seu espaço, é estabelecido por lei. Elas precisam seguir exatamente uma estrutura já pré-estabelecida e reconhecida pelas normas de contabilidade.

Análise de fluxo de caixa

O fluxo de caixa, também conhecido como cash flow em inglês, é uma ferramenta de gestão que realiza o monitoramento das movimentações financeiras de uma empresa em um determinado período. Em outras palavras, o fluxo de caixa nada mais é do que o controle do que entra e do que sai de dinheiro do caixa de uma empresa durante uma faixa de tempo.

Por ser um instrumento de gestão, recomenda-se que o fluxo de caixa seja utilizado diariamente ou até mesmo imediatamente após qualquer movimentação financeira no caixa da empresa. Só assim será possível ter a noção exata do fluxo de capital que entra e que sai de sua empresa, mantendo o negócio de forma mais saudável.

A contabilidade é a linguagem dos negócios

É principalmente por meio dela que são traçadas metas, avaliados desempenhos e mensurados resultados dentro de um negócio.

Por isso, conhecer bem os recursos que guia básico de contabilidade para não contadores oferece beneficia a vida de qualquer profissional, facilitando sua tomada de decisões sobre investimentos, desenvolvimento de produtos, campanhas de vendas e diversas outras ações que ajudam a alavancar uma empresa.